Glavni Skupine In Klubi 20 nasvetov za načrtovanje proračuna za uspešen dogodek

20 nasvetov za načrtovanje proračuna za uspešen dogodek

fotografija, ki gleda na mizo s stranmi grafov, nalepkami, ljudmi, ki delajo skupaj

Želite, da si ljudje zapomnijo izkušnjo vašega dogodka, vaš proračun pa je ključ do uresničitve teh posebnih trenutkov. Ko ustvarjate operativni proračun za dogodek, je pomembno, da začnete z načrtom. Čeprav je nemogoče imeti popoln proračun do peni, so tukaj koristni vpogledi za izdelavo uporabnega in realističnega okvira za vaš naslednji virtualni ali osebni dogodek.

Izvedite raziskave za svoj proračun

  1. Predstavljajte si svoj dogodek - Prvi nasvet, naredite nekaj načrtovanja, ki sploh ne vključuje denarja. Naredite si časovni načrt, vključno s tem, kaj se bo zgodilo, in osebje, ki ga boste potrebovali za vsak del dogodka. Delite to z zainteresiranimi stranmi in poskrbite, da bodo vsi na isti strani. Potem lahko resnično začnete gledati prave stroške in prednostne naloge za vse, ki načrtujejo dogodek.
  2. Število gotovine - Koliko realno lahko zapravite za ta dogodek, ne da bi povzročili finančni stres? Nato pojasnite svoje prednostne naloge za ta dogodek. To bodo vaše 'vodilne stvari', ko začnete zoževati, kaj je v okviru vašega proračuna potrebno in kaj ne.
  3. Lokacija je pomembna - Pomislite tudi na veliko sliko o svojem prizorišču. Bi lahko uporabili brezplačen ali podarjen prostor? Ne pozabite opraviti nekaj predhodnih klicev, da preverite razpoložljivost in vprašajte, ali so za uporabo prostora na voljo dodatne pristojbine, kot so hišne storitve in pomisleki glede parkiranja.
  4. Naredite nekaj možganov - Povežite se z ljudmi, ki so se udeležili podobnih dogodkov, kot so drugi neprofitni dogodki za zbiranje sredstev. Vprašajte o njihovem proračunu in kakšnih 'presenečenjih', o katerih morda ne bi razmišljali.
  5. Sleuth Zgodovinski podatki - Druga raziskovalna komponenta obravnava proračune zgodovinskih dogodkov za vašo organizacijo. Če gre za prvič, poiščite primere proračunov na spletu s trenutnimi ocenami cen (ki se razlikujejo od območja do območja) za podobne dogodke.
  6. Trendi oblikovanja cen - Raziščite pogoste cenovne trende na vašem območju za predmete z velikimi vstopnicami, kot so najem prizorišča, stroški prehrane in tehnične potrebe. Za ponudbe se obrnite na več podjetij in si oglejte spletne preglede in ocene Better Business Bureau.
  7. Visoki in Nizki seznam - Ustvarite seznam za svoj proračun, ki upošteva, kje se lahko izognete z manjšo porabo in kje ne želite varčevati. O tem se pogovorite z drugimi zainteresiranimi stranmi. Bi bili na primer vsi naklonjeni izposoji miz, če bi jih lahko pokrivala kakovostna namizna posteljnina?
  8. Sponzorji, donacije in brezplačne stvari, Oh My - Donacije in sponzorji dogodkov lahko pomagajo uresničiti nekatere postavke vašega proračuna. Vrnite se nazaj k tistim, ki so pomagali v preteklosti, in zamislite nova podjetja, ki bi vam z veseljem pomagala. Čim bolj izkoristite prostovoljce in poskrbite, da boste svojo komunikacijsko in organizacijsko igro popravili s prijavo.
  9. Odpravite presenečenja - Ko ustvarite časovnico programa dogodkov in povzamete svoje raziskave, boste imeli okvirno napoved celotnih stroškov. Zdaj lahko začnete izpolnjevati podrobnosti, upoštevajoč, kaj imate v banki, in vaše vodilne elemente, da pozneje čim bolj zmanjšate presenečenja.

Registrirajte udeležence za voditeljsko konferenco s spletno prijavo. Oglejte si primer

Oblikujte svoj proračun

  1. Stroški prizorišča - Spremljajte vse predvidene provizije, ki bi lahko bile povezane z najemom prostora, kot so gospodinjstvo, morebitne potrebe po osebju in postrežbi, in če bi morali plačati dodatne najemnine.
  2. Oznake in dekorji, specifični za prizorišče - Personalizacija je naraščajoč trend pri načrtovanju dogodkov, zato se prepričajte, da upoštevate stroške prilagajanja prostora potrebam dekorja in napisov, ki gostom izboljšajo izkušnjo dogodka.
  3. Tehnologija dogodkov - Ta obsežen obseg potreb bi lahko vključeval fotografijo, zvok, orodje za registracijo in video. Če za svoj dogodek potrebujete izkušenega zvočnega tehnika, raziščite urne postavke in poskrbite, da bodo ti stroški vključeni v proračun. Če bodo na vašem dogodku vključene video predstavitve, vključite vse proizvodne stroške.
  4. Zabava - Če boste ponujali honorarje za zvočnike ali najemali zabavo, vključite vrstice v svoj operativni proračun. Enako pomembno je tudi, da dobite jasno pisno pogodbo, zato so pričakovanja in plačila jasno navedena.
  5. Stroški gostinstva - Tu vam bodo pomagale vaše raziskave med krmarjenjem po gostinskih pogodbah. Če boste imeli strežnike, vključite to podrobnost v svoj proračun in vključite vse napitnine, ki jih boste morda želeli dati. Prepričajte se, da se natančno posvetujete s svojim visokim in nizkim seznamom, saj je gostinstvo lahko odličen vir zapravljanja prekomerne porabe ali odličen kraj za varčevanje.
konference konvencije seminarji forumi registracije urniki strokovnjaki dogodki podjetja prijava obrazec dirke, ki tečejo 5k 10k zbiranje sredstev maraton za zbiranje sredstev prijavni obrazec
  1. Prevoz - Pomembno je razmisliti o potrebah po prevozu, saj so lahko proračunsko presenečenje, če niste upoštevali podrobnosti časovnice ali kaj boste potrebovali za prevoz ljudi. To lahko vključuje stvari, kot so vozički za golf za prevoze ali prikolice in tovornjaki za vleko uprizoritvenih ali večjih predmetov.
  2. Varnost, če je potrebno - Glede na naravo vašega dogodka se posvetujte z zainteresiranimi stranmi, da preverite, ali je varovanje dela ali celotnega dogodka v najboljšem interesu vaše organizacije.
  3. Hvala darila - Spomin na sponzorje in prostovoljce z zahvalo po dogodku močno vpliva in pozitivno odraža na vaši organizaciji. Vendar pa je cena celo poštne znamke včasih lahko ne prav zabavno presenečenje! Ne pozabite v svoj proračun dodati morebitnih načrtov za zahvalo svojim pomočnikom.
  4. Vključi maržo - v svojem proračunu si zagotovite nekaj prostora za premikanje; nekateri pravijo, da je treba za proračunski presežek vključiti kar 20% proračuna za prireditve. Če želite svoj dogodek izpeljati, ne da bi se pri vsakem malenkosti poteli krogle, bo ta zadnja vrstica vašega proračuna vsakič prihranila vašo zdravje.

Uskladite festivalske prostovoljce s spletno prijavo. Oglejte si primer

Naloge po dogodkih

  1. Bodi varčevalec - Med potrditvijo hranite vse račune, pogodbe o prizorišču in pogodbe o zaposlitvi. Razmislite o uporabi brezplačne aplikacije za optični bralnik, da fotografirate vse svoje papirje, da bodo pri roki in organizirani.
  2. Povzemite prihranke in presenečenja - Po dogodku obvezno posodobite predvideno in dejansko porabo. Če bi obstajala pozitivna področja varčevanja, ne bi škodilo, če bi svoji organizaciji poudarili vrednost, ki ste jo vnesli v postopek. In nazadnje, vsekakor upoštevajte, ali je bilo za prihodnje dogodke morda treba dodati kakšne vrstice presenečenja.

Vaš proračun je lepilo, ki združuje vse gibljive dele vašega dogodka, zato je nujno posvetiti čas in pozornost, ki si ju zasluži. Če imate v roki temeljit in skrbno izdelan proračun, bi bilo kot bi imeli zmagovalni priročnik za naslednji dogodek vaše organizacije. Pojdi ekipa!

Julie David je samostojna pisateljica, vzgojiteljica in pastorjeva žena z Srednjega zahoda, ki ima rada tople objeme.

zabavne božične zabavne igre za delo

DesktopLinuxAtHome olajša organiziranje skupin in klubov.


Zanimivi Članki