Glavni Neprofitne Organizacije 40 idej za ustvarjanje in promocijo vašega neprofitnega letnega poročila

40 idej za ustvarjanje in promocijo vašega neprofitnega letnega poročila

neprofitno letno poročilo postavitev vsebina grafikoni donatorji prostovoljciNeprofitne organizacije lahko vsako leto v svojem letnem poročilu obvestijo svoje donatorje in širšo javnost o njihovem napredku, dosežkih in finančnem stanju. Nekateri poročilo objavijo v novem letu, drugi pa ob koncu pomembnega četrtletja. Poročilo je odlična priložnost, da ljudem z zgodbami, statistikami in fotografijami pokažete, kako uresničujete svoje poslanstvo. Preizkusite te ideje za ustvarjanje in promocijo naslednjega letnega poročila.

Začnite: Načrtovanje in vodenje projektov

  1. Občinstvo - Najprej razmislite o svoji publiki. Letna poročila so običajno napisana na dva načina. Ali govorite s širšo javnostjo ali posebej z donatorji? Jezik, ki ga uporabljate v poročilu, mora odražati vaše občinstvo. Če je poročilo namenjeno donatorjem, poskrbite, da bo obravnavalo ustrezne pomisleke in odgovorilo na vprašanja. Če ga oblikujete za širšo javnost, mora biti jezik informativen in enostaven za vsakogar, ki ga lahko prevzame in prebere.
  2. Donatorski Jezik - Če je poročilo namenjeno donatorjem, se osredotočite na hvaležnost z uporabo jezika, ki odraža vključenost in prispevke. Na primer: 'Pomagali ste omogočiti naslednjo pobudo ...' Prizadevajte si ustvariti kos, ki bi ga vaši donatorji želeli obdržati na svoji mizi, da bi ga delili z drugimi. Donatorji bi morali razumeti cilj vaše organizacije in da so dosežki neprofitne organizacije tudi njihovi dosežki. Upoštevajte, da donatorji pogosto prispevajo na več načinov, ne le s finančnimi prispevki.
  3. Javno vodeno Jezik - Splošna javnost bi morala biti sposobna prebrati poročilo in zlahka razumeti vizijo neprofitne organizacije, natančneje, kako je bila ta misija izpolnjena skozi vse leto. Izogibajte se določenemu jeziku, ki je lahko smiseln samo za donatorje ali insajdere.
  4. Proračun - Določite proračun vašega projekta in kako ga boste razporedili med izdelavo letnega poročila. Proračun bo pomagal določiti obliko in vire.
  5. Načrtuj vnaprej - Ustvarite podroben časovni načrt projekta in sistem za sledenje napredku poročila. Raziskujte možnosti zunanjega izvajanja in jih upoštevajte v splošnem časovnem okviru. Ali boste občinstvu dali na izbiro, kako si ogledati vsebino v mobilnem ali namiznem računalniku, video posnetku ali objavi v spletnem dnevniku? Ali jo boste povezali v svoji aplikaciji ali v e-poštni kampanji? Načrtujte temu primerno.
  6. Lestvica za Scope Creep - Lezenje obsega se zgodi, ko se celotni časovni načrt in načrt za vaš projekt razširita, medtem ko je projekt v teku, s čimer se spremeni splošni rezultat ali rezultat. V svetu projektnega vodenja je obseg plazenja pogosto vprašanje in članom ekipe dobro pomaga, da ga opazijo in celo načrtujejo. Ko zaznate ta premik, si vzemite trenutek, da s svojo ekipo pridete na isto stran in izrecno določite, kaj bodo spremembe projekta pomenile za celotno časovnico.

Vse o optiki: izberite svojo obliko

  1. Kratka oblika - Kratka letna poročila so dolga največ tri do štiri strani in vsebujejo kratek prispevek, s katerim bodo predstavljeni kritični rezultati vaše organizacije. Kratka poročila poudarjajo informacije na strateški ravni in predvidevajo, da ljudje že dobro poznajo prednosti in slabosti organizacije. Vključite informacije o tem, kam lahko občinstvo poišče podrobnejše informacije.
  2. Dolga oblika - Dolga poročila imajo več kot pet strani, vsebujejo raznovrstno vsebino in ponavadi vključujejo zgodbe v informacije in navdih. Razmislite o vključitvi kazala, da se lahko ljudje hitro sklicujejo na poglavja, ki jih najbolj zanimajo.
  3. Razmislite o multimediji - Če želite izstopati od drugih organizacij, razmislite o netradicionalni obliki poročila. Izberite obliko medija, ki je edinstvena in resnična za vašo neprofitno organizacijo - na primer videoposnetek tistih, ki jim pomagate v tujini, ali fotoesej, vključno z lokalno študijo primera. Če ima vaša organizacija podcast, nameravajte porabiti čas za izmenjavo rezultatov in zgodb iz poročila. Prilagodite obliko glede na omejitve organizacije in proračuna. Če ste na primer okoljska agencija, lahko natisnete nekaj poročil o lesu ali recikliranih materialih.
  4. Naj bo Art - Izberite temo ali načrt oblikovanja, ki je odmeven v vaši panogi. Na primer, neprofitna organizacija, ki jo vodi fotografija, lahko ustvari svoje letno poročilo na zadnji strani serije svojih prvotnih fotografij. Kot dodaten bonus lahko donatorji poročilo obdržijo in oblikujejo kot umetniško delo za svoje domove.
  5. Vizualna postavitev - Odločite se za barve predloge in končni format (tiskani ali digitalni). Katero različico vašega logotipa boste uporabili? Ločite besedilo s slikami in izvlečnimi navedki, v katerih so navedeni statistični podatki, grafike ali študije primerov. Za lažje branje uporabite statistične podatke in mejnike z interaktivno infografiko ali animiranimi časovnimi premicami. Ne pozabite, da je presledek vaš prijatelj. Želite uporabiti izvrstno vsebino in jo obdržati na kratko, hkrati pa vseeno prikazati svoje najboljše rezultate.
  6. Fotografije - Uporabite umetniške fotografije (v nasprotju z besedilom), da pritegnete bralca in povejte svojo zgodbo. Raziščite spletna mesta, ki ponujajo brezplačne ali poceni slike zalog, ali razmislite o nakupu slik od lokalnega fotografa na vašem območju. Oglejte si vsako stran poročila kot glavno nepremičnino in vsebino naredite smiselno in privlačno.
dobrodelna neprofitna gala zbiranje sredstev zbiranje sredstev ugodnost večerja dražba prijava obrazec prostovoljci gradijo gradbeno habitatno službo modra prijava

Ustvarjanje vsebine: kaj vključiti

  1. Povej celo zgodbo - V poročilu dolgega formata povejte izčrpno zgodbo od prve strani do zadnje. Zgodbe zajemajo in privlačijo srca ljudi, ne samo njihove misli. Na naslovnico položite svojo najboljšo fotografijo in zagotovite, da vse študije primerov vključujejo fotografijo. Če tiskate in vežete poročilo, se s tiskalnikom pogovorite o ločljivosti fotografij ter možnostih tiskanega tiska in digitalnem tisku. Če želite zagotoviti, da ste dosegli svoje splošne cilje, si pred pisanjem in zbiranjem vsebine vzemite trenutek, da snemite celotno poročilo. Pojasnite 'zakaj' za poročilo in za vašo organizacijo kot celoto ter jasno povejte.
  2. Praznujte - Naj bo vaše poročilo praznično. Letno poročilo je odlična priložnost za praznovanje dosežkov v preteklem letu. Včasih učenje pomeni učenje tako iz neuspeha kot tudi iz uspeha. Držite se pozitivnega jezika in opazujte, kako se spreminja.
  3. Priznaj neuspeh - Bodite pozorni na napako, če je primerno. Na primer, 'Poskusili smo X, vendar ni šlo, vendar smo se X naučili iz njega, zato je napredoval.' Večina darovalcev se strinja s izračunanim tveganjem. Samo bodite iskreni glede tega in upoštevajte, kako ste se iz tega naučili.
  4. Študije primerov - Vključite vsaj eno študijo primera ali zgodbo o vplivu s terena. Ljudje bi se morali po branju počutiti navdihnjeni in pripravljeni ukrepati. Naj bo tudi kratek, da ga bodo ljudje bolj verjetno prebrali.
  5. Pismo predsednika - Vključite prisrčno pismo vašega predsednika ali izvršnega direktorja. To naj vključuje tisto, na kar je najbolj ponosen v preteklem letu, in njegovo vizijo za prihajajoče leto.
  6. Citati & Potrditve - Po možnosti vključite citate upravičencev in priporočila ljudi, ki ste jim postregli. Bralca poveže z upravičenci in oživi poslanstvo organizacije. Uporabite citate in priporočila zelo cenjenih ljudi, ki ustrezajo poslanstvu in viziji vaše neprofitne organizacije.
  7. Izjave o poslanstvu in viziji - Vključite svoje poslanstvo in / ali izjavo o viziji, nato pa se prepričajte, da je v poročilu zapisano, kako to vizijo in poslanstvo izvajate. Pokažite konkretne rezultate in navdihujoče pripovedi. To bi moralo občinstvu pomagati razumeti težavo, s katero se ukvarja vaša neprofitna organizacija, in kaj pri tem pomaga vaša neprofitna organizacija.
  8. Raznolikost - Preverite svoje slike in vsebino, da se prepričate, da uporabljajo vključujoč jezik, ki bo všeč različnim bralcem. Vaša vsebina in slike bi morale odražati populacijo, za katero služi vaša neprofitna organizacija.
  9. Razmislite o avtorskih pravicah - V poročilu navedite potrebne vire za citate ali podatke in navedite izposojene fotografije ali vsebino. Raziščite zakone o avtorskih pravicah v svoji panogi in se prepričajte, da vaš projekt sledi protokolu.
  10. Kontaktni podatki - Na dnu poročila navedite kontaktne podatke za svojo neprofitno organizacijo, vključno s poštnim naslovom, telefonsko številko, spletnim mestom in ročaji v družabnih medijih. Če so ljudje po ogledu poročila pripravljeni dati, se prepričajte, da imate korak za korakom to storili.
  11. Akreditacijske agencije - Navedite morebitne akreditacijske agencije, ki jih tudi sami pripadate, na primer Better Business Bureau ali Charity Navigator. Načrtujte jim dostavo svežnja tiskanih poročil za ogled.

Denar se premika: finančne podrobnosti

  1. Zavezanost preglednosti - Poročajte natančno in finančne podatke olajšajte za branje. Za finančni povzetek velike slike uporabite tortni grafikon z lahko berljivim ključem in ljudem sporočite, kje lahko dostopajo do preteklih letnih poročil ali 990-ih. Pokažite, koliko proračuna gre za administracijo in koliko za stroške programa.
  2. Grafi - Uporabite grafe za enačenje številk v realnem času. Večina ljudi prezre letna poročila, zato poudarite vse, kar je najpomembnejše. Za ljudi, ki se želijo poglobiti, se prepričajte, da je vaša razčlenitev dejavnosti, dobičkov in drugih prihodkov jasna. Diaprojekcija je odlična oblika za prikaz grafikonov in grafov.
  3. Vpliv financ - Pojasnite vpliv in kako se je življenje spremenilo. Tu bi morali imeti več točk in grafik z lahko berljivimi številkami, preprostimi grafikami in fotografijami. Na primer: '1.000 otrok je v preteklem letu prejelo mentorstvo, nego in hranljive prigrizke v našem programu po pouku.' Poskusite vključiti 5 ključnih poudarkov. Če vključite več kot to, se informacije začnejo izgubljati. Uporabite grafiko, da bo vizualno zanimiva.
  4. Preverjanje dejstev - Preverite in ponovno preverite vse statistične podatke in citate ter črkovanje imen, uporabljenih v poročilu. Načrtujte več faz pregleda, da bo več ljudi lahko preverilo napake.

Osredotočite se na namen: Hvala sodelavcem in Cast Vision

  1. Ekipa - Predstavite ljudi svojemu osebju ali vodstveni ekipi za večje organizacije. To je lahko v stranski vrstici poleg drugih ustreznih informacij. V neuradnem poročilu lahko delite neumna dejstva o uslužbencih. Za bolj formalno predstavitev delite posnetke glave in kratek življenjepis.
  2. Upravni odbor - Vključite imena in vloge članov upravnega odbora. Načrtujte, da boste vsakemu članu upravnega odbora dali kup natisnjenih poročil, ki jih bo delil s prijatelji. Ne pozabite se zahvaliti upravnemu odboru za njihovo storitev in številne načine, kako prispevajo k splošni organizaciji.
  3. Donatorski poudarek - Nekatere velike neprofitne organizacije radi izpostavljajo glavne sodelujoče. Lahko jih navedete v stranski vrstici ali pa za vsakega najdete polja Donor Spotlight s kratkimi zgodbami.
  4. Hvala Opombe - Razmislite o vključitvi zahvalnih zahval članov ekipe na vseh ravneh: direktorjev, urednikov, upravnega odbora in uprave. To dodaja drugačen osebni element, ki pomaga okrepiti povezavo med donatorji in osebjem.
  5. Iskrene fotografije - Razmislite o vključitvi zabavnih zakulisnih fotografij ali odkritih fotografij. To pomaga donatorjem, da vas bolje razumejo in poznajo ter se počutijo bolj vključene. Te slike se lahko podvojijo kot objave v družabnih medijih za promocijo poročil.
  6. Vizija za prihodnost - Večina letnih poročil poudarja, kaj se je zgodilo v preteklem letu, vendar razmislite tudi o svoji viziji za naslednje leto, tri leta ali pet let. To daje prepričljiv razlog, da donatorji še naprej vlagajo v organizacijo.

Iznesite besedo: Kako promovirati

  1. Prilagodite formatu - Prilagodite načrt promocije glede na obliko poročila. Če na primer razkrivate določeno spletno stran ali nov del spletnega mesta, na katerem so informacije o poročilih, ga boste želeli preizkusiti in odpraviti napake, preden začnete javno objavljati. Ko bo pripravljeno, pošljite e-pošto donatorjem z ustrezno povezavo ali predogledom, da jih spodbudite, da kliknejo in preberejo več. Če ustvarjate tisk, načrtujte, da bo na voljo v obliki PDF in v tiskani obliki. PDF mora biti na voljo tudi za ogled in prenos na vašem spletnem mestu. Natisnjeni izvodi so lahko v obliki knjižice, brošure ali plakata.
  2. Embalaža - Vsakemu darovalcu pošljite letna poročila z zahvalnim pismom. Če pošiljate tiskani izvod, razmislite o originalni embalaži, ki je edinstvena za vašo neprofitno organizacijo. Upoštevajte tudi, komu ga pošiljate. Mnogi mlajši darovalci imajo raje elektronske kopije, starejši darovalci pa tiskane kopije. To ni vedno tako, zato je nujno poznati svoje darovalce in kaj imajo raje.
  3. Vsebina družabnih medijev - Zgodaj na časovnici projekta razmislite o pisanju vsebin v družabnih omrežjih za kanale, ki jih boste uporabili za promocijo poročila.
  4. Načrtujte dogodek - Uvedbo letnega poročila seznanite z dogodkom, ki ga vaša organizacija že organizira, na primer s prostovoljno večerjo ali zabavo ob obletnici podjetja. Nimate prihajajočega dogodka? Načrtujte enega in proslavite trdo delo vaše organizacije v tem letu. Poskrbite, da bodo člani upravnega odbora poročilo videli pred tem dogodkom, da se bodo nanj sklicevali med klepetom z osebjem in prostovoljci.
  5. Ročno dostavi - Če je mogoče, ročno dostavite letna poročila v tiskani obliki. Doda osebno noto in darovalcem daje priložnost, da se vključijo in postavljajo vprašanja.
  6. Konferenčni klic - Nekatere neprofitne organizacije dajo na stran formalna poročila za nacionalni konferenčni klic, kjer izvršni direktor ali izvršni direktor vodi pogovor z zainteresiranimi stranmi in donatorji o napredku in vplivu zadnjega leta. To zagotavlja osebno razpravo, možnost vprašanj in informacij v realnem času.
  7. Interaktivna multimedija - Poleg digitalnih možnosti nekatere neprofitne organizacije ustvarjajo interaktivne spletne strani za svoja letna poročila, ki v realnem času nalagajo statistiko ali vključujejo animacijo za infografiko. Pošljite povezave tako sedanjim kot potencialnim donatorjem in jih vključite v objave v družabnih medijih. Pridobite oprijem v svoji skupnosti, tako da poročilo pošljete lokalnim medijem.

Vi in vaše osebje boste uživali v ustvarjanju letnega poročila, ko se spomnite in praznujete preteklo leto. Spodbudno bi moralo biti osebje, donatorji in prostovoljci, da vidijo njihov vpliv in služijo kot orodje za spodbujanje vaše organizacije naprej. Upoštevajte, da bo to tudi dragocen vir za gojenje novih partnerstev. Uživajte, ko se spomnite in praznujete!

Andrea Johnson je domača Teksašanka, ki zdaj živi v Charlotte, NC, z možem in dvema hčerkama. Uživa v teku, fotografiranju in dobri čokoladi.


DesktopLinuxAtHome olajša neprofitno organiziranje.


Zanimivi Članki