Glavni Neprofitne Organizacije Kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov za zbiranje sredstev

Kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov za zbiranje sredstev

Dogodki za zbiranje sredstev lahko zberejo veliko denarja za vašo organizacijo, če so dobro načrtovani in izvedeni, lahko pa so tudi zamudni in dragi. Ključno je strateško načrtovanje in predhodna jasna določitev proračuna, namena in ciljev. Po izbiri datuma in izdelavi glavnega načrta za vaš dogodek pomaga ustvariti časovnico in kontrolni seznam, da boste lahko ostali na pravi poti. Vso srečo in zabavo!

Šest mesecev (ali več)

  • Določite namen - Preden začnete načrtovati, se odločite za namen dogodka. Ali gre za zbiranje sredstev ali gre tudi za izobraževanje donatorjev o vaši organizaciji? Več ciljev je v redu, vendar je najbolje, da imamo en glavni namen, ki vodi dogodek. Med postopkom načrtovanja imejte v mislih svoje glavne in manjše cilje, da boste ostali osredotočeni na širšo sliko.
  • Zastavi si cilje in cilji - Določite posebne cilje za svoj dogodek zbiranja sredstev. Koliko denarja poskušate zbrati? Ali gre za eno ali več področij vaše neprofitne organizacije, podjetja ali skupine? Pri določanju proračuna upoštevajte svoj cilj zbiranja sredstev.
  • Delegat - Večje organizacije imajo lahko celoten oddelek za načrtovanje dogodkov, ki je darilo. V tem primeru dajte ekipi jasen načrt ciljev, ciljev in proračuna ter jim dovolite, da naredijo glavno načrtovanje. Za ostale nas potrebuje vas - ali vsaj resnično učinkovit odbor. Naj vaš vodilni načrtovalec dogodkov ali direktor razvoja najame odbor, ki bo nadziral različne vidike zbiranja sredstev. Dogodek bo potekal bolj gladko, če bodo jasne vloge, cilji in pričakovanja.
  • Ciljajte na svojo ciljno skupino - Če želite ugotoviti, koga vabite in / ali prodajate vstopnice, pomislite, kdo je vaša ciljna skupina in ali je dogodek primeren za družine. To vam bo pomagalo določiti vašo temo, hrano in dejavnosti. Če povabite celoten portfelj donatorjev - naj gre za 100 ali 1.000 ljudi - razmislite, ali jih želite prositi, naj povabijo prijatelje.
  • Ocenite udeležbo - Ocenite, koliko ljudi bo po vašem mnenju prišlo glede na število povabljenih in kaj veste o svoji donatorski bazi. To bo določilo ceno vstopnic in velikost prizorišča, ki ga morate poiskati. Seveda je to lažje oceniti, če gre za letni dogodek.
  • Določite proračun - oris realističnega proračuna in delo v okviru teh parametrov. Če gre za prvič dogodek, boste morali narediti nekaj izobraženih ugibanj. Pogovorite se z drugimi organizacijami podobne velikosti, ki so organizirale podobne prireditve, in preverite, ali imajo kakšne predloge glede proračuna. Upoštevajte stroške prireditve, prehrane, stroškov zvočnikov / potovanja / nastanitve, benda / DJ-ja, cvetja, dekoracije in uslug.
  • Nastavite ceno na vstopnico - Določite, koliko želite zaslužiti na vstopnici, da določite ceno na vstopnici in koliko vstopnic morate prodati. Nekateri dogodki imajo tudi več stopenj vstopnic in vstopnih točk, kot so vstopnice za večerjo ali pijače in vstopnice za zabave. VIP vstopnice lahko prodajate tudi s posebnimi ugodnostmi, kot sta parkiranje vozil in prednostno sedenje.
  • Poiščite in rezervirajte prizorišče - Po odločitvi o velikosti in obsegu vašega dogodka poiščite prizorišče, ki je v okviru vašega proračuna in pomaga ustvariti vzdušje, ki ga želite pri zbiranju sredstev. Rezervirajte ga vnaprej in plačajte vse potrebne vloge. Če je vaš dogodek na prostem, je dobro raziskati, ali boste potrebovali dovoljenja za šotore, živali, zvok, razsvetljavo, ognjemete itd.
  • Sporočite podrobnosti - Obvestite vse ustrezne ljudi o svojem zbiranju sredstev tako znotraj kot zunaj. Vaša šola, neprofitna organizacija ali organizacija bo zbiranje sredstev želela uvrstiti v glavni koledar, nato pa določiti čas, da povabite donatorje in obvestite javnost.
  • Zaposlite sponzorska podjetja - Številni dogodki zbiranja sredstev vključujejo korporativne partnerje, ki sponzorirajo mizo ali podpišejo določen del dogodka. Oblikovanje teh partnerstev bo neposredno vplivalo na vaš proračun in na to, koliko lahko porabite na drugih dragih področjih, kot je hrana. Pred zaposlitvijo se odločite, kako boste prepoznali sponzorje. V programih? Z odra? Na znakih?
  • Izberite temo - Določite ton in temo zbiranja sredstev. Nekateri dogodki so formalni, nekateri pa priložnostni. Ti dejavniki bodo določili, kako načrtujete in okrasite. Tematske dogodke je zabavno načrtovati in se jih udeležiti, ni pa nujno, da jih ima vsak dogodek. Včasih je najbolje, da je preprosto in ne spreminjate tem vsako leto. Z gostovanjem 'X letne neprofitne gala' zmanjšate breme načrtovanja za svoje osebje in prostovoljce ter denar, porabljen za novo opremo in grafiko. Genialni nasvet: Poskusite eno od teh 30 tem dogodkov za zbiranje sredstev .
  • Določite blagovno znamko - Za svoj dogodek razvijte ustrezno grafiko za promocijo ali se odločite, ali uporabljate logotip svoje neprofitne organizacije. Če je tako, bodite dosledni svoji blagovni znamki, hkrati pa dodajte element vizualnega zanimanja.
  • Rezervirajte katero koli varnost - Razmislite, ali na svojem dogodku potrebujete varnostnike, in če je tako, upoštevajte svoj proračun.
  • Podpiši prodajalce in zabavo - Prepoznajte in rezervirajte svojega zvočnika, skupino / DJ-ja, zabavo, fotografa / videografa in gostinca (če ga ne dobite s prizoriščem). Ko prodajalci potrdijo svojo udeležbo, naj član odbora ali vaš oddelek za prireditve sodeluje z njimi glede potrebnih potovalnih aranžmajev. Sporočite svoje cilje in pričakovanja za dogodek in za govornika ali zabavljača. Podpišite vse potrebne pogodbe in plačajte potrebne vloge.

Trije meseci ven

  • Načrt parkiranja - Razmislite, kje bodo ljudje parkirali in ali boste morali najeti ali najeti prostovoljce za parkiranje. Pogosto je koristno, če je na vašem spletnem mestu na voljo parkirni zemljevid in ljudem te podatke pošljete pred zbiranjem sredstev. Če gre za formalni dogodek, razmislite o tem, da bi imeli na voljo parkiranje vozil. Tip genij : V priloge dodajte priloge za poenostavitev podrobnosti dogodka za udeležence.
  • Ne pozabite na objekte - Ni najbolj glamurozno, o čemer bi morali razmišljati, vendar poskrbite, da boste oblikovali strategijo, koliko sanitarij ima vaše prizorišče, sorazmerno s številom udeležencev. Morda boste morali prinesti prenosne lončke.
  • Ustvarite načrt B - Če je vaš dogodek zunaj, pripravite načrt B za dež, ne glede na to, ali gre za šotor ali drugo prizorišče.
  • Naročite rože - Če boste na svojem dogodku imeli cvetje, se odločite, katero cvetje želite, in oddajte naročilo. Razmislite o uporabi cvetja, ki je v času dogodka v sezoni, da prihranite denar. Zelenje je tudi proračunu prijazna možnost.
  • Načrtujte meni - Dokončajte svoj jedilnik pri gostincu. Če boste tiskali menije za tabele, se odločite za postavitev in pisavo. Natisnite jih zdaj ali nastavite opomnik, da jih natisnete en mesec.
  • Oglašujte - Tri do štiri mesece je najboljši čas, da začnete oglaševati svoj dogodek, da zagotovite, da bo prišel v koledarje ljudi. Podatke lahko delite v družabnih omrežjih, prek e-poštnih novic in / ali shranite datum - bodisi po pošti ali digitalno povabilo.
  • Nastavite spletno registracijo - Ustvari spletna registracija če je mogoče, racionalizirajte svoje RSVP-je in plačila v enem sistemu.
  • Preverite udeležence - Vzpostavite sistem, v katerem lahko beležite, kdo se udeležuje in če je plačal. Odločite se, ali pošiljate ali pošiljate vstopnice. Razmislite tudi o tem, kaj boste storili, če se na noč dogodka pojavijo ljudje, ki niso na seznamu RSVP. Tip genij : Prenesite informacije o dogodku s programom DesktopLinuxAtHome poročanje po meri .
  • Ciljna vabila - Poskrbite za oglaševanje ciljne skupine. Kar deluje pri milenijcih, ni enak pristop kot pri baby boom. Ne glede na občinstvo morate ljudi prepričati, da je dogodek vreden njihovega časa in denarja.
  • Povabite glavne donatorje - Osebno povabite svoje glavne donatorje. Imenujete razvojnega uradnika ali drugega uslužbenca, da pokliče in povabi donatorje, da se udeležijo dogodka.
  • Dotaknite se osnove z zvočnikom / zabavo - Sodelujte z zvočnikom ali zabavljačem na dogodku, da potrdite svoja pričakovanja za zvečer.
  • Načrtujte prostovoljce - Razmislite glede na velikost in obseg vašega dogodka prosi prostovoljce za pomoč , tako pred kot na dan dogodka. Na dan dogodka jim priskrbite imenske tablice ali majice in hrano.

En mesec ven

  • Potrdite dnevni red - Dokončajte dnevni red / časovni načrt z vsemi ključnimi akterji. Prepričajte se, da vsi udeleženci / nastopajoči / predstavniki poznajo urnik in pričakovanja. Če imajo vprašanja, jim zagotovite kontaktno točko.
  • Pošlji vabila - Od štirih do šestih tednov pred dogodkom pošljite formalna vabila in vključite pot do RSVP z rokom dva tedna pred dogodkom, da boste imeli dobro predstavo o številkah.
  • Načrtujte glasbo v okolici - Odločite se za glasbo v ozadju, če skupina ali DJ tega ne pokriva za vaš dogodek.
  • Potrdite sponzorstva - Potrdite vsa svoja podjetja in zasebna sponzorstva ter jim sporočite, kako jih bodo prepoznali.

Dva tedna ven

  • Organizirajte plačila - Načrtujte načine plačila za prodajalce, izvajalce, fotografe in servisno osebje.
  • Potrdite RSVP - Dvakrat preverite številko prisotnosti pri kraju in gostincu, da imate dovolj miz, stolov in hrane. Pričakujte, da se nekateri ne bodo pojavili, nekateri pa bodo prišli brez odgovora. Običajno se izenači, vendar je vedno pametno imeti dodatne stole in nekaj dodatnih nastavitev prostora.
  • Dokončati načrte - Sestanite se z vodji svoje ekipe ali predsedniki odborov, da ponovno preučite vsako področje časovne razporeditve dogodka. To je dobra priložnost, da zapolnite vrzeli in se prepričate, da so vsi na isti strani. Ne pozabite razviti potrebnih varnostnih načrtov.
  • Načrtujte končna sporočila - Sestanite se s skupino, emceejem, zabavo in prostovoljci, da jim zagotovite zemljevide in posodobljen časovni načrt za noč.
  • Natisnite seznam gostov in imenske oznake - Potrdite in natisnite seznam gostov in imenske oznake. Gostom v zadnjem trenutku naj bodo na voljo prazne imenske oznake ali manjkajoče imenske oznake.
  • Dokončajte sedenje - Če ste določili sedeže, potrdite razporeditev mize in tabelo sedežev.
  • Načrtujte čiščenje - Naredite načrt čiščenja in ga sporočite svoji ekipi, da bodo vedeli, kaj storiti po koncu dogodka. Pojasnite, kaj bo naredilo prizorišče in kaj je vaša ekipa odgovorna za dokončanje.

Dan pred

  • Nastaviti - Če je mogoče, priredite prizorišče dan prej (ali zgodaj zjutraj na dan prireditve). Prepričajte se, da so vsi znaki pokončani, da so tabele na svojem mestu in da območje za registracijo vključuje imenske oznake, seznam za registracijo, pisala in papir.
  • Opravite trening - Če gre za velik ali zapleten dogodek z veliko gibljivih delov, razmislite o izvedbi vadbe, da se prepričate, kje bo vse postavljeno in kateri ljudje morajo biti kje in kdaj.
  • Potrdite vse podrobnosti - Dan prej je skoraj tako pomemben kot dan dogodka. Potrdite vse glavne in manjše podrobnosti, ki so pomembne za dogodek, kot so dostava cvetja / dekorja, naročilo hrane, urnik in potovanje gostujočega govornika.
  • Dvakrat preverite vreme - Če je videti kot dež, izvedite načrt B za prireditve na prostem in imejte na voljo dežnike in parkirne osebje za prireditve v zaprtih prostorih. Čeprav dež nikomur ne bo škodoval, se ljudje po navadi odločijo za prireditve ob slabem vremenu.

Dan dogodka

  • Končajte nastavitev - Nastavite vse, česar prejšnjega dne niste mogli.
  • Komunicirajte - Prepričajte se, da imajo vsi uslužbenci, prostovoljci in prodajalci kopije urnika, navodil in kontaktnih telefonskih številk, če morajo nekoga dobiti.
  • Umirite se - Plačajte prodajalcem in se jim obvezno zahvalite.
  • Postavite parkirne znake - Po potrebi postavite parkirne table, ki usmerjajo goste, kam naj parkirajo. Blokirajte območja, kjer ljudje ne bi smeli parkirati in bi to morda poskusili.
  • Izpolnite prostovoljni pregled - Preverite pri prostovoljcih in se prepričajte, da imajo vse, kar potrebujejo.
  • Prisrčno pozdravite - Ne glede na to, kaj se dogaja v zakulisju, z nasmehom pozdravite goste in jim sporočite, da ste veseli, da so prišli.

Po dogodku

  • Napišite zahvalne opombe - Po dogodku se obvezno zahvalite svojim udeležencem, sponzorjem, donatorjem in prostovoljcem. Opomba ali telefonski klic je zelo pomemben, saj so ljudje porabili svoj čas, energijo in denar za uspeh vašega dogodka. Ko se ljudje počutijo cenjene, imajo veliko večjo verjetnost, da bodo ponovno sodelovali. Izkoristite priložnost, da jih opomnite, kaj jim je pomagala podpora.
  • Izpolnite celotno analizo - Analizirajte svoje stroške, prihodek in predvideni čas dogodka, da ugotovite, koliko denarja ste zbrali za svoj namen in koliko časa ste vzeli od vas, vašega osebja in prostovoljcev. Na podlagi teh informacij se odločite, kako nadaljevati s podobnim dogodkom v prihodnosti.

Načrtovanje dogodka za zbiranje sredstev je lahko tekoč postopek z dobro začrtanim načrtom in odlično ekipo. Ne pozabite, da se skozi ves proces osredotočate na splošno sliko in spremljate svoj čas in stroške, da povečate prizadevanja za zbiranje sredstev.

vprašanja, ki jih lahko zastavite, da nekoga spoznate

Andrea Johnson je domača Teksašanka, ki zdaj živi v Charlotte, NC, z možem in dvema hčerkama. Uživa v teku, fotografiranju in dobri čokoladi.


DesktopLinuxAtHome olajša neprofitno organiziranje.


Zanimivi Članki